Корпоративное управление и инновационное развитие экономики Севера
Вестник Научно-исследовательского центра 
корпоративного права, управления и венчурного инвестирования
Сыктывкарского государственного университета

В соответствии с решениями президиума Высшей аттестационной комиссии Минобрнауки России с 19.02.2010 г. входит в Перечень ведущих рецензируемых научных журналов и изданий, в которых должны быть опубликованы основные научные результаты диссертаций на соискание ученых степеней кандидата и доктора наук

Типологизация функций информационных систем в управлении организациями

Бушуева Л.И.

В статье предпринята попытка осуществить типологизацию функций информационного обеспечения принятия решений, которая позволит объяснить различия в информационных потребностях менеджеров, в выборе способов и правил получения информации, в формальной организации информационных систем и др. Методология исследования функций  информационных систем в управлении организаций основаны  на анализе:
- сущности организаций через  метафорические образы организационной теории;
- моделей организационного поведения и их зависимости от видения организации;
- информационных полей управленческих воздействий, которые меняются в зависимости от моделей организационного поведения;
- преобладающих типов информационной культуры, отражающих приоритеты менеджеров в использовании информации.

In the article there was an attempt to work out types of functions of information supply in decision-making, which will explain the difference in managers’ information needs in choosing ways and rules of gathering of information in formal organization of information systems and etc. The research methodology of information systems functions in management of the organizations are based on the analysis of:
-  the essence of the organizations in metaphorical images of the organizational theory;
-  the models of the organizational behavior and their dependence on the vision of the organization;
-  information fields of administrative influences which vary depending on models of organizational behavior;
-  the prevailing types of information culture reflecting priorities of managers in the information using.

Ключевые слова: организационная теория, информационные потребности, организационное поведение, информационная культура, функции ИС в управлении.

Key words: the organizational theory, information needs, organizational behavior, information culture, functions of information systems in management.

В условиях формирования рыночной экономики изменения экономических явлений и процессов сопровождаются адекватными изменениями сущности, форм, организационных структур и методов управления ими. Совершенствование управления – проблема многоаспектная, сложный процесс поиска новых концепций,  аналитических инструментов, моделей и подходов к ведению бизнеса. Системы управления должны обладать гибкостью, мобильностью, способностью адаптироваться к внешней среде, возможностью быстро перестраиваться на реализацию новых задач. Доминантой развития современных процессов управления является внедрение информационных систем (ИС) и технологий (ИТ) во все сферы деятельности, в том числе  и в управление. Интеграция всех имеющихся информационных источников и переход от набора разрозненных данных к системе знаний – важная современная тенденция в работе организаций с информацией. Организационные знания становятся накопленным интеллектуальным капиталом, включающим в себя данные, информацию и идеи, необходимые для принятия наилучших и наиболее эффективных решений. 

В последние годы в литературе по менеджменту уделяется много внимания изучению различных аспектов формирования ИС для обеспечения управленческих решений организаций. Однако большая сложность и исключительная значимость проблемы требуют решения еще многих вопросов. В частности, пока  не разработана теоретическая концепция  для понимания роли информации в управлении. Многие менеджеры согласятся, что информация важна для выработки стратегии и осуществления изменений, но нет определенности в том, как повлиять на использование информации или почему организации должны быть заинтересованы во внедрении и использовании системы информационного обеспечения управленческих решений. 

Для разных организаций, функциональных служб, подразделений и сотрудников понимание необходимости использования информации неодинаково. Одни организации  приходят  к осознанию  необходимости использования разнообразнейшей рыночной, политической, технической и др. информации самыми различными  путями.  Данная необходимость может выявиться при решении какой-либо проблемы, при перестройке процесса деятельности предприятие,  или даже при анализе деятельности конкурентов. 

Другие организации не осознают, какими информационными ресурсами они обладают. У них могут быть хорошие системы сбора и хранения текущей бухгалтерской документации, данные об объемах продаж, но, когда эта информация срочно требуется,  они не находят нужных сведений.

В третьей группе организаций распространению информации препятствует принятая система ограничения доступа к ней тех, кто по роду службы «не имеет к ней отношения». Но, если обмен информацией организован на общих принципах и подчиняется общим стандартам, действующим в компании (это касается применяемых систем, языков, протоколов, процедур управления файлами и т.п.), это облегчает унификацию данных, включая данные о сделках, производственных процессах, а также стимулирует поиски новых подходов к решению управленческих задач.

Таким образом, мы можем говорить о различных подходах к процессам осознания, сбора, обработки, распространения и использования информации при принятии управленческих решений.

Мы не ставим своей целью изложение и критическую оценку всех их концепций и сторон. Основное внимание будет уделено лишь тем из них, которые непосредственно относятся к  определению целей и функций ИС в управлении организациями.

Цель функционирования любой системы можно определить как результаты ее деятельности, достижимые в пределах некоторого интервала времени [2, с. 32]. Сами системы создаются и развиваются во имя осуществления поставленных целей. Основным системообразующим фактором системы является ее функция. Функция задается системе извне и показывает, какую роль данная система выполняет по отношению к более общей системе [1, с. 78]. Это положение имеет очень важные следствия:

·      во-первых, изменения, в том числе и развитие системы, могут быть вызваны факторами внутри системы, а так же вызываться внешними факторами. В свою очередь это приводит к изменению структуры системы и связей, которое может происходить как в направлении прогресса, так и в направлении регресса;

·      во-вторых, с усложнением функции в пределах старого строения происходит дифференциация, которая в будущем может вызвать обособление новой части, т.е. развитие системы. Именно то, что функция определяет структуру, функционирование и развитие системы, дает основание говорить о ней как о главном системообразующем факторе.

Основной целью создания ИС является поддержка управленческих решений посредством сбора и преобразования информации в форму, необходимую и воспринимаемую менеджером, которая позволяет ему оценить состояние объекта управления, разрабатывать, принимать и организовывать выполнение определенных решений.

На наш взгляд, информационное обеспечение как процесс можно рассматривать на нескольких уровнях (рис. 1):

-   на физическом уровне: как процесс сбора, накопления, обработки, анализа и обновления информации;

-   на коммуникационном уровне: как процесс передачи информации начиная с выбора целевых аудиторий и коммуникативных целей, средств коммуникации, обращения, восприятия;

-   на функциональном уровне: как процесс организации рутинной работы, алгоритмических операций, неструктурированных задач;

-   на различных этапах принятия управленческих решений: как процесс проектирования, анализа и развития возможных направлений деятельности, выбора определенного курса деятельности;

-   на различных уровнях управления:  как процесс разработки, реализации и контроля стратегии и тактики бизнеса.

Рис. 1. Характеристика уровней информационного обеспечения управленческих решений

Функции системы помогают раскрыть ее назначение и роль в среде. Информационная система должна обеспечивать  пять основных функций (в соответствии с уровнями информационного обеспечения управленческих решений):

1)      инструментальную, направленную на разработку методов и инструментария по поиску, регистрации, обработке, анализу,  обобщению первичной информации;

2)      организационно-технологическую, представляющую систему средств, определяющих порядок и четкие правила практических действий по достижению конкретного результата в совершенствовании организации, процесса или социальных отношений, решении разного рода проблем, таких как повышение производительности труда, совершенствование организации управления, целенаправленное воздействие на общественное мнение через средства массовой коммуникации и т. п.;

3)      коммуникативную,  нацеленную на обмен информацией и поддержание баз данных как с ограниченным, так и с массовым доступом. Во многих организациях главным активом стали совместно добытые и коллективно используемые данные о рынках, что позволяет быстро реагировать на его изменчивые требования;

4)      познавательную, осуществляющую отражение объективной реальности при принятии управленческих решений. Познавательная функция выступает в роли дескриптивной (описательной) и диагностической одновременно в данном случае;

5)      интеграционную, способствующую выполнению комплекса задач по формированию внутрифирменной и внешней цепочки создания стоимости. Благодаря внутрифирменной интеграции могут создаваться команды, состоящие из работников, пространственно разобщенных и входящих в состав разных функциональных подразделений организации. Интеграционная функция при создании внешней цепочки проявляется в установлении связей организации с поставщиками и потребителями. Переплетение внешних цепочек создания стоимости в единую информационную сеть представляет собой виртуальную организацию, объединившую в себе несколько самостоятельных фирм для того, чтобы поставить продукт или услугу на рынок.

Функции ИС способствуют совершенствованию процесса выработки и реализации управленческого решения, а следовательно, оказывают содействие выполнению управленческой функции организации  в целом. Цифры, методики, программы представляют  исходный материал для разработки рекомендаций и принятия управленческих решений.

Однако потребности разных организаций, подразделений и сотрудников в информации при принятии решений неодинаковы. На наш взгляд, различия в потребностях могут быть объяснены с помощью понятий теории организации. В табл. 1 приведены результаты сравнительного анализа различных взглядов ученых и практиков на организацию [3, с. 568], позволяющие систематизировать теоретические подходы к типологизации функций ИС в зависимости от модели организационного поведения, информационных полей управленческих решений и, в конечном итоге, выдвинуть гипотезы о существовании различных типов информационной культуры организаций. 

Таблица 1

Теоретические подходы к определению функций ИС в управлении организациями

Итак, различия в видении организации в значительной мере определяют модели организационного поведения, т.е. доминирующими в мышлении руководства системами убеждений и действиями. На наш взгляд, основные модели организационного поведения соответствуют перечисленным выше метафорам организаций:

• образ организации как механизма подчеркивает основные характеристики авторитарной модели – централизацию и контроль;
• биологическая метафора организации хорошо описывает поведение группы, члены которой адаптируются (реагируют и приспосабливаются) к окружающей среде;
• развивающая модель, которая способна быстро и творчески использовать знания и информацию для разработки новых путей к успеху, подобна нейронной сети и вписывается в метафорический образ организации как мозга;
• коллегиальная модель ориентирована на партнерство, командную форму управления, самодисциплину и самореализацию сотрудников, а ее развитие предполагает развитие неформальных и межличностных коммуникаций;
• взаимосвязь метафорического образа организации как политической системы и опеки как основной модели поведения проявляется через  контроль ограниченных ресурсов, систему допуска к информации и ограниченную возможность их передачи.

В зависимости от видения организации и, соответственно, от  моделей организационного поведения меняются информационные поля управленческих воздействий. Приоритеты менеджеров в использовании информации при принятии решений позволяют выделить преобладающие типы информационных культур и их характеристики.

Предложенная классификация информационных культур позволила выделить различные подходы к управлению и определению основных функций ИС. Функциональная культура сконцентрирована на  нормативном и регламентирующем управлении внутрифирменной информацией, преимущественно производственной. Характерным  для этой культуры является  сбор контрольной информации. Культура исследования направлена на  формирование системы информации о внешней среде, понимание будущих тенденций и нахождение способов укрепления позиций на рынке, получение прогнозной информации. Культура открытости предполагает  использование информации как средство интегрированного воздействия на принятие управленческих решений,  происходит управление знаниями, активизация творческого потенциала и управления переменами. Организации сознательно отбрасывают старые подходы к бизнесу, занимаются поиском новых перспективных идей, созданием новых продуктов и услуг. Культура взаимодействия основана на прямом обмене информацией, важной для совершенствования производственного процесса и повышения эффективности. Обмен информацией о возможных срывах и реальных провалах необходим для устранения проблем и адаптации к изменениям. Культура власти характеризуется использованием  информации для управления подчиненными или влияния на них.  В наибольшей степени она присуща жестко иерархизированным компаниям, где информация служит для контроля не только за производственным процессом, но и за людьми.

На зрелых и стабильных рынках, где уровень неопределенности невысок, контролирующая  функция и контрольная информация вполне пригодны для отслеживания ошибок и устранения проблем. Если состав конкурентов меняется и высока вероятность появления новых, организации может помочь культура исследования. Для предпринимательских компаний, учреждающих новые рисковые (венчурные) предприятия, должна быть характерна культура открытости. Все это свидетельствует о том, что необходима увязка информационной культуры с функциями информационных систем в управлении организациями.

Таким образом, на основе сравнительного анализа различных взглядов ученых на организацию предложена типологизация функций информационных систем в управлении, которая отражает преобладающие модели организационного поведения, информационные поля управленческих решений, различные типы информационных культур и, в конечном итоге, учитывает приоритеты менеджеров в использовании информации для достижения успеха или предотвращения провалов. 

Список литературы

1.      Голубков Е.П. Системный анализ как методологическая основа принятия решений //  Менеджмент в России и за рубежом.  - 2003.  - № 4. - С-3-17.

2.      Дрогобыцкий И.Н Системный анализ в экономике.  М.: Финансы и статистика, 2007.  - 512 с.

3.      Классики менеджмента / под ред. М. Уорнера; пер. с англ. под ред. Ю.Н. Каптуревского.- СПб.: Питер, 2001. - 1168 с.

Literature

1.    Golubkov E.P. The system analysis as a methodological basis of decision-making // Management in Russia and abroad. - 2003. - № 4. - P. 3-17.

2.    Drogobytskiy I.N. The system analysis in economy. M.: the Finance and statistics, 2007. - 512 p.

3.    The Classics of Management / M.Warner's edition; Translation from English by  Y.N. Kapturevskiy. -Saint Petersburg: Peter, 2001. - 1168 p.