Корпоративное управление и инновационное развитие экономики Севера
Вестник Научно-исследовательского центра 
корпоративного права, управления и венчурного инвестирования
Сыктывкарского государственного университета

Методика оптимизации запасов торговой организации: модели и возможности применения

Ружанская Н.В.

Автор рассматривает различные модели управления и методику оптимизации запасов торговой организации. Отмечается, что применение оптимизационной модели с фиксированным интервалом между поставками только по двум товарным позициям позволяет снизить оборачиваемость товарных запасов супермаркета, что, в свою очередь, приведет к высвобождению из оборота дополнительных денежных ресурсов и росту прибыльности деятельности организации.

Author considers different management models and method of optimization of trade organization’s stocks. It is underlined that use of optimizational model with fixed interval between deliveries, considering only two commodity positions, allows decrease commodity stock’s turnover of the supermarket that leads to disengaging from turnover an additional financial resources and growth of organization’s activity profit.

Ключевые слова: торговая организация, запасы, оптимизация, эффективность, методика, товарное обращение, модели управления, фиксированный интервал.

Key words: trade organization, stocks, optimization, efficiency, method, commodity turnover, management models, fixed interval.

Существование товарных запасов как категории товарного обращения обусловлено необходимостью обеспечения непрерывного процесса обращения товаров. Товарные запасы являются важным элементом деятельности торговых организаций.

До недавнего времени считалось, что чем больше у организации запасов, тем лучше. В современных экономических условиях эффективная работа организации требует иного подхода как к категории запасов, так и к методике управления ими. Прежде чем инвестировать денежные средства в запасы, руководству организации необходимо учесть, что при этом оно отказывается от альтернативных вариантов инвестирования. Следовательно, требуется определить уровень оптимального запаса, и этот уровень должен стать ориентиром, относительно которого будет оцениваться эффективность всей системы управления запасами в организации [2].

В основу управления товарными запасами положены различные оптимизационные модели, наработанные экономической наукой и позволяющие не только планировать и контролировать формирование и рациональное использование запасов в торговле, но и минимизировать расходы, связанные с этими процессами. Кроме того, оптимизация процесса управления товарными запасами предполагает и решение вопросов относительно периодичности их пополнения, а также величины заказов.

Среди наиболее применяемых в торговле моделей управления запасами можно выделить следующие:

- модель с фиксированным размером заказа;

- модель с фиксированным интервалом между заказами;

- модель управления запасами с двумя уровнями (Ss система).

Условия применения представленных моделей управления запасами представлены в таблице 1.

Таблица 1.

Условия применения моделей управления запасами

Рассмотрим возможности применения моделей оптимизации товарных запасов на примере двух товарных позиций по одному из крупных супермаркетов г. Сыктывкара: водка Сыктывкарского ЛВЗ и молоко Сыктывкарского МЗ. Выбор данных позиций объясняется стабильностью спроса на данные товары, а также налаженностью каналов их сбыта.

Модель с фиксированным размером заказа

Определяющим моментом при использовании модели фиксированного размера заказа является расчет затрат на хранение и формирование заказа.

Стоимость хранения запасов включает три основных составляющих: непосредственная стоимость содержания запасов, стоимость капитала, замороженного в запасах, и расходы, связанные с естественной убылью.

Стоимость содержания запасов по супермаркету рассчитывалась как доля затрат на хранение единицы запаса от общих расходов на содержание запасов. При этом величина затрат на хранение включала в себя:

• затраты на оплату труда работников магазина, непосредственно связанных с движением запасов;

• размер коммунальных услуг;

• величину амортизационных отчислений;

• расходы на подработку и подсортировку товаров и др.

Согласно проведенным расчетам, общая стоимость хранения запасов по супермаркету за год составила по водке – 68 170,70 руб., по молоку – 478,23 руб., в расчете на единицу запаса – 46,34 руб. по водке и 2,3 руб. по молоку.

В целях определения затрат по формированию заказа, как известно, применяется хронометраж деятельности структурных подразделений, отвечающих за формирование заказа, или рассчитывается средняя величина стоимости формирования заказа посредством деления расходов коммерческой службы на количество сделанных заказов. Рассчитанная таким образом стоимость формирования заказа по супермаркету составила 53,15 руб./заказ.

Применение модели с фиксированным размером заказа предполагает также наличие информации относительно сбыта товаров за период. Согласно аналитическим данным, сбыт водки по супермаркету за год составил 15 503 шт., молока – 9 178 шт.

Расчет оптимального размера заказа проводится по формуле Уилсона [1]:

,                      (1)

где Q – размер партии;

      D – общий объем спроса (сбыт);

      H и S – издержки (затраты) по хранению товара и по выполнению заказа (затраты на приобретение).

Применение приведенной формулы позволяет получить следующий результат расчета оптимального размера заказа:

-  по водке – 188,58 шт.;

-  по молоку – 651,29 шт.

Однако полученные данные непригодны для применения, их необходимо скорректировать.

Во-первых, оптимальный размер заказа должен быть целым числом, так как невозможно заказать полбутылки водки или полпачки молока, т.е. заказ должен составлять 188 или 189 бутылок водки, 651 или 652 пачек молока соответственно.

Во-вторых, по молоку ограничением является срок годности, который равен трем дням. Учитывая, что среднедневной объем реализации молока составляет 25 шт., нецелесообразно заказывать количество товара, которое не будет реализовано. Таким образом, заказа молока не может превышать 75 шт.

В-третьих, продукция заказывается целыми коробками. По результатам расчетов, оптимальный размер заказа водки – 7,54 коробки. Для определения оптимального размера заказа с учетом отмеченного ограничения рассчитаем расходы, связанные с формированием и хранением запасов различной величины. Затраты на содержание 7 коробок (175 шт.) водки – 8 763,23 руб. в год, 8 коробок (200 шт.) – 8 753,92 руб. в год. С учетом этого ограничения партия поставки молока будет соответствовать 2 коробкам (60 шт.), а затраты, связанные с формированием запасов молока в количестве 60 шт., – 8 199,18 руб. в год.

Таким образом, согласно данной модели оптимальный размер заказа составляет:

- по водке – 8 коробок (200 шт.);

- по молоку – 2 коробки (60 шт.).

При этом годовая сумма затрат составит: по водке – 8 753,92 руб. в год, по молоку – 8 199,18 руб. в год. Эти значения удовлетворяют всем ограничениям и минимизируют совокупные расходы супермаркета по хранению и заказу товаров.

Следующим шагом в применении модели управления запасами с фиксированным размером заказа является определение точки заказа. Для этого используется формула:

Р = В + S_d L,                                     (2)

где В – резервный (страховой) запас;

      S_d – средний суточный сбыт;

      L – время доставки товара.

Согласно аналитическим данным, время доставки товара по супермаркету по водке составляет 1 день, по молоку – 2 дня.

Среднесуточный сбыт водки – 42 шт., молока – 25 шт.

Величина резервного запаса по водке, рассчитанная экспертным путем, – 62 шт., по молоку – 19 шт. Таким образом, точка заказа составляет:

- по водке: 62 + 42 * 1 = 104 шт.

- по молоку: 19 + 25 * 2 = 69 шт.

Расчет точки заказа свидетельствует о том, что согласно сложившемуся уровню сбыта и времени поставки товаров по супермаркету, а также учитывая вероятность возникновения отклонений от данных показателей, при достижении запасов водки величиной в 104 шт. формируется заказ на 200 шт. (8 коробок), который доставляется в течение одного дня. При достижении запасов молока величиной 69 шт. формируется новый заказ на 60 шт. (2 коробки), которые доставляются в течение 2 дней с момента возникновения потребности в запасе. При этом предполагается, что ведется постоянный контроль уровня запасов.

 При использовании данной системы управления запасами средняя величина запаса соответствует величине резервного запаса, увеличенной на  половину оптимального размера заказа, т.е. средняя величина запасов составит:

- по водке – 162 шт.: 62 + (200/2);

- по молоку – 49 шт.: 19 + (60/2).

Общие годовые затраты на управление запасами будут включать затраты, связанные с формированием заказа, хранением товарных запасов, а также хранением резервного запаса. По водке общие затраты за год составят 11 961,52 руб., по молоку – 8 242,88 руб.

Модель управления запасами с фиксированным интервалом между поставками (модель с постоянным уровнем запасов)

Данная модель предусматривает расчет максимального уровня запасов. Она может использоваться без учета затрат на хранение и формирование заказа и не основываясь на модели оптимального размера заказа. Размер заказа товара определяется как разница между рассчитанным максимальным уровнем запаса и фактической величиной запасов на момент проверки товара на складе. При этом проверка наличия запасов осуществляется через равные промежутки времени.

Максимальный заказ определяется как сумма среднего спроса за один цикл и резервного (страхового) запаса. При расчете резервного запаса нужно учитывать, что повышение спроса может вызвать дефицит в промежутке времени поставки и времени между проверками. Величина резервного запаса для данной модели будет отличаться от рассчитанной величины резервного запаса для модели с фиксированным размером заказа. Это отличие будет состоять в величине промежутка времени между проверками фактического наличия запасов. Время, в течение которого существует угроза дефицита, есть L, т.е время поставки, и R, т.е. время цикла или время между проверками. Тогда формула расчета максимального уровня запаса выглядит так:

М = S_d * (L + R) + В,                      (3)

где R – длительность промежутка времени между проверками товарных запасов на складе.

Размер заказа зависит от размера сбыта и времени проведения последней проверки. Средний уровень запасов составляет:

J = B + 1/2 * S_d R                              (4)

Увеличение резервного (страхового) запаса представляет собой плату за удобство, которое дает эта система.

Таким образом, модель с фиксированным интервалом между поставками связана с повышенными расходами на поддержание резервного запаса, которые при определенном уровне стоимости запасов и колебаний спроса могут стать неоправданно большими.

Преимуществом модели с фиксированным интервалом между поставками является то, что нет необходимости каждый раз подсчитывать остаток запаса – это делается лишь тогда, когда подходит время следующего заказа. Такой порядок удобен, если контроль запасов является одной из многих обязанностей работников.

Продемонстрируем применение рассмотренной модели на примере нашего супермаркета.

Согласно аналитическим данным установлено следующее время проведения проверок по супермаркету:

- по водке – через каждые пять дней;

- по молоку – через каждые два дня.

Рассчитанная экспертным путем величина резервного запаса по данной модели составит:

- для водки – 140 шт.;

- для молока – 20 шт.

Максимальный уровень запасов будет соответствовать:

- по водке – 392 шт.: 140 + 42 * (1 + 5);

- по молоку – 120 шт.: 20 + 25 * (2 + 2)).

При использовании данной модели оптимизации запасов через каждые 5 дней для водки (2 дня для молока) проверяется фактический размер запасов, после чего формируется заказ на новую партию товара. В случае, если с момента последней проверки имела место реализация товара, размер заказа определяется как разница между установленным максимальным уровнем запаса (для водки – 392 шт., для молока – 120 шт.) и фактическим уровнем запаса.

Средняя величина запасов по данной модели равна величине резервного запаса плюс половина от объема реализации за период между проверками и составляет:

- для водки – 245 шт.: 140 + 1/2*42*5;

- для молока – 45 шт.: 20+1/2*25*2.

Согласно проведенным расчетам средняя величина запасов в случае использования модели с фиксированным интервалом между поставками выше, чем для модели с фиксированным размером заказа. Соответственно, и затраты на управление запасами будут выше. Общие годовые затраты на управление запасами будут включать затраты, связанные с формированием заказа, их хранением, а также хранением резервного запаса. По водке общие затраты согласно данной модели оптимизации запасов составят за год 14 649,24 руб., по молоку – 8 233,68 руб.

Двухуровневая модель управления запасами

Это модель с постоянным уровнем запасов, для которой установлен нижний предел размера заказа. В данной модели рассматривается максимальный уровень запасов М и используется точка заказа. Эти параметры вычисляются по формулам:

Р = В + S_d * (L + R/2)                 (5)

 М = В + S_d * (L + R)                   (6)

Порядок применения данной модели можно сформулировать так: если в момент периодической проверки  J_ф + g₀< Р, то подается заказ g = M – J_ф – g₀. Если же J_ф + g₀ > Р, то заказ не подается. При этом J_ф – фактический уровень запаса в момент проведения проверки; g₀ – оптимальный размер заказа.

Применение двухуровневой модели управления запасами для супермаркета позволяет получить следующие результаты:

- точка заказа по водке составляет – 287 шт. (287 = 140 + 42 * (1 + 5/2)), по молоку – 95 шт. (95 = 20 + 25 * (2 + 2/2));

- максимальная величина размера запаса составляет по водке – 392 шт. (392 = 140 + 42*(1 + 5)), по молоку – 120 шт. (120 = 20 + 25*(2 + 2)), что совпадает с результатами расчетов по модели с фиксированным интервалом между поставками.

Рассмотрение приведенных выше моделей позволяет сделать вывод о том, что для крупного супермаркета наиболее эффективно применение модели с фиксированным интервалом между поставками. Аргументами в пользу результативности применения названной модели является следующее:

1. Отсутствие необходимости расчета величины затрат на хранение запасов и формирование заказа, а также возможность отказаться от использования модели оптимального размера заказа.

Дело в том, что модель оптимального размера заказа не всегда применима в части управления товарными запасами в крупных торговых организациях. Это объясняется:

• слабым учетом затрат, не позволяющим собрать в достаточном объеме информацию о расходах, связанных с формированием и хранением запасов;

• отсутствием отдельного учета затрат, приходящихся непосредственно на склад организации;

• расположением и хранением большей части товарных запасов в торговом зале, поскольку крупные торговые организации зачастую работают по принципу самообслуживания;

• независимостью большинства статей затрат, таких как заработная плата, амортизация, коммунальные и арендные платежи, от величины запасов.

Необъективным для многих крупных торговых организаций является и расчет затрат на формирование заказа, так как большая часть поставок осуществляется централизованно для всей сети магазинов, поэтому встает проблема объективного разнесения этих затрат на конкретные виды товаров.

2. Простота модели. Этот аргумент особо актуален, особенно на первых этапах внедрения целостной системы управления запасами организации.

Согласно полученным в ходе исследования результатам оптимизация величины товарных запасов на основе модели с фиксированным интервалом между поставками позволяет руководству супермаркета значительно уменьшить размер запасов (с 1471 шт. до 245 шт. по водке; с 114 шт. по 45 шт. по молоку). Это, в свою очередь, позволит снизить затраты на содержание и заказ продукции на 56 812,84 руб. по водке (71 462,08 – 14 649,24) и на 158,7 руб. (8 392,38 – 8 233,68) по молоку (таблица 2). Необходимо также отметить, что снижение запасов по молоку позволит снизить сверхнормативные потери организации от порчи продукции, которые не были учтены в ходе проведения расчетов.

Таблица 2

Оценка эффективности применения модели с фиксированным интервалом между поставками в деятельности супермаркета

Применение оптимизационной модели с фиксированным интервалом между поставками только по двум товарным позициям позволяет также снизить оборачиваемость товарных запасов супермаркета, что, в свою очередь, приведет к высвобождению из оборота дополнительных денежных ресурсов и росту прибыльности деятельности организации. Учитывая, что ассортимент супермаркета насчитывает около 12 тыс. наименований товарной продукции, а организация располагает 28 торговыми точками, можно смело утверждать, что оптимизация величины товарных запасов является мощным резервом повышения эффективности деятельности хозяйствующего субъекта.

Библиографический список:

1. Кузнецов Б.Т. Финансовый менеджмент: Учеб. Пособие / Б.Т. Кузнецов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 415 с.

2. Шукаев А.И. Оптимизация запасов на российских предприятиях // Финансовый менеджмент. – 2006. – № 2. – С. 9-14.

Literature:

1. Kuznecov B. T. Financial management: manual. – M.: YUNITI-DANA, 2005. P. 415.

2. Shukaev A. I. Stock’s optimization in Russian enterprises// Financial management. – 2006. - №2. Pp. 9-14.